本方針は2014年9月1日から施行します。

株式会社4NB（4NB Corp.) (以下「当社」という)が提供するVideoOfficeサービス(以下「本サービス」という)を利用されるお客様(以下「会員」という)から取得した個人情報を重要な情報として認識し、関連法令の個人情報保護規定を遵守して個人情報の取り扱い方針を定め、安全な管理と個人情報保護のために以下の方針に従って最善を尽くしてまいります。

1. 個人情報保護方針

• 1) 収集目的

  本サービスをご利用頂く際に、会員に対し、個人情報の登録をお願いしております。取得した会員情報は以下の目的に使用され、会員の承諾なく第三者に提供することはありません(法令に依拠した公的機関の提出要請がある場合はこの限りではありません)。

  • 会員の識別
  • サービスの提供、料金の決済
  • お客様サポートのための当社の業務活動

• 2) 収集範囲

  本サービスへのご加入・ご相談・ご提供のため、ご入会当時に以下の通りの最小限の個人情報を必須項目として収集させて頂いております。

  • お名前・メールアドレス・会社名：ご入会時に本人確認手続きのために利用
  • サービスご利用過程では以下の情報が自動で生成され、収集されます。
  • これらは最適化された情報とサービスをご提供させて頂くために使用しております。
  • IPアドレス・クッキー・ご訪問日時・サービスご利用の記録
  • 有料サービスご利用過程で決済のための情報が要請されることがありますが、これらの情報は保存されません。

2. 個人情報の保有および利用期間

• 1) 会員が本サービスをご利用中にはお客様の個人情報は当社にて保有し続け、サービスご提供のために利用されます。

2) 会員の個人情報は、収集目的あるいは提供目的が達成された場合や脱会を要請された場合、または表明された会員資格の喪失事由などによってお客様の資格を制限または停止した場合等には、該当する個人の情報は再生することのできない技術的方法によって削除され、如何なる用途にも閲覧または利用されることがないように処理されます。但し、関連法令に基づき取引に関する権利義務関係の確認等を理由に一定期間保有しなければならない必要がある場合には、法に定める期間、保有します。

3. 個人情報の破棄手続きおよび方法

• 1) 破棄手続き

  ご入会等のために入力された情報は目的が達成された後に別のDBへ移され、内部方針およびその他関連法令に拠る情報保護事由に基づき一定期間保存した後で破棄されます。本個人情報は法律に拠る場合でない限り、保有以外の他の目的で利用されることはありません。

• 2) 破棄方法

  紙に出力された個人情報はシュレッダーで粉砕して破棄します。電子ファイルで保存された個人情報は記録が再生できない技術的方法を使用して削除します。

4. 個人情報の共有及び提供

• 当社は個人情報を販売・提供することはありません。但し、以下の場合には、会員の事前同意なく会員の個人情報を第三者に提供する場合がございます。

  • 法に基づく公共機関から正式に照会要請があった場合
  • お客様の個人情報共有について事前の同意がある場合

5. 個人情報の取り扱いの委託

当社の個人情報委託機関および内容は以下の通りです。
決済代行社、本人認証及び決済

6. 個人情報の保護対策

• 当社は会員の個人情報を取り扱うに当り、個人情報が紛失・盗難・漏洩・変造または毀損することがないよう、安全性の確保のために以下の通りの技術的/管理的対策を講究しております。

  1) パスワードの暗号化

  会員のID（アイディ）のパスワードは暗号化されて保存および管理され、本人だけが分かるようになっており、個人情報の確認および変更もパスワードを知っている本人によってのみ可能です。

  2) ハッキング等に備えた対策

  当社はハッキングやコンピューターウィルス等により会員の個人情報が流出したり毀損されることを防ぐために最善を尽くしています。個人情報の毀損に備えて資料を頻繁にバックアップしており、最新のウィルス対策ソフトを利用してご利用者の個人情報や資料が漏洩したり損傷しないよう防止すると共に、暗号化通信等を通じてネットワーク上で個人情報を安全に転送できるように計らっております。また、進入遮断システムを利用して外部からの無断接近を統制しており、その他システムで保安性を確保するために必要な全ての技術的装置を備えるために努力しております。

  3) 取扱職員の最少化および教育

  個人情報関連取扱職員は担当者に限定し、このための別途のパスワードを付与して定期的に更新しており、担当者に対する度重なる教育を通して個人情報取扱方針の遵守を常に強調しております。

7. 告知の義務

個人情報取扱方針は、政府の政策または保安技術の変更に従って内容に変更があった場合には、最低３０日前に本サービスページを通して告知します。

8. 個人情報に関するお問い合わせ

個人情報保護に関するお問い合わせは以下のメールアドレス宛にお願い致します。

メールアドレス : voffice@videooffice.jp